Традиційно в офісному робочому середовищі командне спілкування було здебільшого безпідказковим і спонтанним. Команди спілкувалися віч-на-віч у конференц-залі. Обмін ідеями відбувався на місці; думки обговорювалися, і зворотній зв'язок також був миттєвим. Лідерам було набагато легше працювати з командою. Співробітники працювали в офісах відкритого типу. Простий обід або перерва на каву можуть допомогти створити міцну робочу дружбу.
Зі сплеском віддаленої роботи під час пандемії співпраця один на один стала досить виснажливою. Спілкування та співпраця з розподіленою командою – це складнощі. Електронних листів і телефонних дзвінків було просто недостатньо! Була велика потреба в цифровій трансформації. Компаніям потрібно було знайти нові способи залишатися організованими та згуртованими, утримуючи бізнес на плаву. Однак покращення досвіду роботи співробітників у сильно цифровому робочому просторі є новою територією для багатьох.
Сучасні онлайн-інструменти для співпраці зробили командне спілкування та співпрацю майже без зусиль.
Інструменти онлайн-співробітництва: як компанії їх використовують?
Використання онлайн-інструментів для співпраці стрімко зросло за останні пару років. Компанії використовують кілька онлайн-інструментів для співпраці, щоб підтримувати взаємодію та зв’язок між робочою силою.
Деякі з поширених способів, як високоефективні команди використовують інструменти для співпраці, включають:
• Для сприяння дистанційному та гібридному спілкуванню в команді
• Щоб увімкнути швидкий обмін інформацією
• Мати безпечну, організовану та доступну хмарну систему зберігання
• Автоматизувати повторювані завдання, щоб зменшити навантаження на співробітників
• Щоб увімкнути керування проектом і отримати оновлення статусу
• Для сприяння інтерактивним віртуальним заходам з формування команди
Чотири причини, чому онлайн-інструменти для співпраці важливі на сучасному робочому місці
Інструменти онлайн-співпраці необхідні для сучасного робочого місця, і ось чому!
1. Це сприяє ефективній командній співпраці незалежно від місця та часових обмежень
Безперебійне спілкування є серйозною проблемою на робочому місці з віддаленими або гібридними командами. Віддалені співробітники постійно ризикують залишитися осторонь важливих зустрічей чи обговорень. Сучасні онлайн-інструменти для співпраці створені для заохочення належної віддаленої інтеграції співробітників.
Кілька програм для спільної роботи в Інтернеті допомогли зробити зустрічі інклюзивними для віддалених співробітників. Такі популярні інструменти, як Microsoft Teams і Zoom, розгортають нові функції, щоб допомогти компаніям покращити роботу своїх співробітників.
Більшість програмного забезпечення для співпраці забезпечують функції синхронного та асинхронного зв’язку. Деякі з цих функцій включають миттєвий чат, відео- та аудіодзвінки, емодзі, голосування та інші інтерактивні функції. Ці функції допомагають гібридним командам творчо та інноваційно співпрацювати.
Функції асинхронного спілкування, як-от чати та засоби мозкового штурму, також приносять користь віддаленим співробітникам, які працюють у різних часових поясах. Це створює простір рівних можливостей, де точку зору кожного працівника вислуховують і враховують.
2. Це дозволяє відстежувати прогрес із повною прозорістю
Під час роботи з віддаленою командою може бути важко відслідковувати хід виконання проекту. Знати, скільки роботи виконано, і перевіряти статус проекту також досить заплутано. Менеджери повинні встановити чіткі цілі та відповідальність, щоб уникнути конфліктів і відставання.
Онлайн-інструменти для співпраці, такі як Asana та Jira, допомагають менеджерам відстежувати прогрес на кожному етапі завершення проекту. Це допомагає підвищити ефективність команди та допомагає керівникам розібратися з будь-якими проблемами, які викликають затримки.
У той же час співробітники, як правило, мотивовані для виконання завдання, коли вони знають весь графік проекту. Це створює відчуття відповідальності. Ці інструменти особливо корисні для співробітників, які працюють над кількома проектами одночасно. За допомогою онлайн-інструменту для співпраці статус кожного проекту можна оновити та переглянути посилання в будь-який час. Таким чином, це допомагає команді працювати більш прозоро, організовано та скоординовано.
3. Це допомагає документувати та записувати попередні обговорення
Ще одна перевага використання онлайн-інструменту для співпраці полягає в тому, що все спілкування можна записати для використання в майбутньому. Це особливо корисно в команді, де співробітники працюють з різних місць і часових поясів. Співробітники, які працюють у команді, можуть бути в курсі останніх або минулих подій у проекті в будь-який момент часу.
Перегляд документації попередніх комунікацій щодо проекту також досить зручний для нових співробітників. Нові працівники можуть швидко влитися в команду та взяти на себе поточне завдання від попереднього співробітника без особливого навчання.
Інструменти онлайн-співробітництва, як-от Clariti, також допомагають у контекстно-орієнтованій організації завдань, електронних листів, дзвінків, чатів і онлайн-документів у тематичному цифровому робочому просторі. Таким чином можна отримати огляд усіх взаємодій та інформації, пов’язаної з проектом.
Хмарні технології зберігання, такі як Dropbox і Google Drive, також є дуже важливими інструментами командної роботи. Це дозволяє ділитися, зберігати та отримувати інформацію більш доступним способом. Хмарні інструменти також дозволяють співробітникам спільно працювати над одним файлом. Це забезпечує командну співпрацю в реальному часі. Це також дозволяє користувачам обмежувати або надавати доступ вибраним користувачам.
4. Це допомагає підвищити продуктивність як співробітників, так і менеджерів
Огляд діяльності Harvard Business Review у 2020 році показав, що інструменти для спілкування, інструменти для віддаленої роботи та інструменти для співпраці вважаються найважливішими передумовами ефективності співробітників у новому майбутньому роботи. Сьогодні команда без онлайн-інструментів для співпраці неминуче втрачає дорогоцінний час, гроші та навіть працівників.
Ключовою перевагою використання онлайн-інструментів для співпраці є автоматизація. Вони можуть автоматизувати кілька завдань і робочих процесів. Деякі з автоматизованих завдань включають організатори електронної пошти, планувальники зустрічей, нагадування в календарі та багато іншого. Ці функції спрямовані на економію часу шляхом автоматизації повторюваних завдань. Співробітники можуть швидко обмінюватися файлами, документами та інформацією з будь-яким членом своєї команди за короткий проміжок часу. Зустрічі можна скликати за короткий термін і з будь-якого місця з надійним підключенням до мережі.
Інструменти онлайн-співпраці також дуже зручні для менеджерів. Вони надають низку функцій, які допомагають зменшити навантаження на менеджерів. Менеджери використовують онлайн-інструменти для співпраці, щоб контролювати прогрес своїх команд. Це також допомагає їм спілкуватися з різнорідною робочою силою за допомогою простого дзвінка чи повідомлення. Більше за все, онлайн-інструменти для співпраці допомагають їм організувати свій графік. Це нагадує їм про майбутні заручини, про які вони можуть забути серед суєти.
Проактивне лідерство — вимога часу. Онлайн-інструменти для співпраці є надійною поміччю для менеджерів команд, які пересуваються незнайомою місцевістю. Це допомагає менеджерам з легкістю керувати гібридною командою. Таким чином менеджери отримують більше участі в роботі команди та стають більш продуктивними лідерами.
Правильні інструменти забезпечують найкращий досвід співпраці
Інструменти для співпраці є важливими на сучасному робочому місці, де в команді працюють віддалені та локальні співробітники. На ринку існує безліч інструментів для співпраці. Організації повинні вибрати правильний набір онлайн-інструментів для співпраці, які їм підходять. Вибір правильних інструментів вимагає від менеджерів розуміння характеру роботи та типу співробітників у команді.
Організація повинна переконатися, що робоча сила вміє використовувати цифрові технології. Цифрова спритність – це здатність співробітників бути гнучкими та адаптуватися до технологічних змін. Перед впровадженням будь-якої нової технології на робочому місці забезпечте співробітників повним цифровим навчанням. Це допоможе співробітникам використовувати інструменти більш продуктивно та творчо.
