Однією з головних цілей будь-якого власника чи керівника бізнесу є оптимізація ефективності. Ви хочете, щоб ваші бізнес-процеси рухалися швидко, обмежуючи помилки чи помилки. Якщо у вас виникнуть проблеми в процесах, ви можете помітити, що у вашій компанії сповільнюється робота та знижується ефективність. Тому ви повинні працювати над тим, щоб запобігти всьому, що може уповільнити вас. Нижче ми пропонуємо п’ять порад, якими можна скористатися, щоб уникнути уповільнення вашого бізнесу.
Забезпечити регулярне навчання працівників
Чудове місце для початку — це регулярне навчання співробітників. Однією з найбільших причин уповільнення є коли працівник робить помилку або не знає найкращого способу виконання завдання. Проводячи регулярне навчання своїх співробітників, ви допомагаєте їм зрозуміти найновіші процедури для ефективного виконання своїх функцій. Ви також усунете будь-які поширені помилки, які призводять до уповільнення, і, сподіваємося, запобіжить їх подальшому повторенню.
Навчання співробітників може бути таким простим, як надсилання оновлених довідників, або таким же складним, як проведення цілоденного семінару. Ви захочете подумати про те, скільки інформації потрібно вашим співробітникам і найкращий спосіб надати їм цю інформацію. Крім того, визначте, скільки часу, витраченого зараз, варто запобігти майбутньому сповільненню. Якщо ви не впевнені, з чого почати, спробуйте скласти список найпоширеніших причин уповільнення роботи ваших співробітників, а потім надішліть електронний лист із вказівками своїм співробітникам, як їх уникнути.
Потрібні інструменти завчасно
Наступне, що ви можете зробити, це завчасно підготуватися до потенційних проблем. Наприклад, припустімо, що ваш бізнес покладається на конкретне обладнання. Цілком ймовірно, що в якийсь момент це обладнання може вийти з ладу. Замість того, щоб чекати, поки це станеться, ви можете почати збирати інструменти, необхідні для вирішення проблеми зараз. Наприклад, вам можуть знадобитися комплекти прокладок для компресора, якщо ущільнювальне кільце у вашому компресорі регулярно зношується. Отримавши те, що вам потрібно завчасно, коли ваша машина зламається, ви зможете швидко її відремонтувати та повернутися до роботи.
Встановити розумні часові рамки та кінцеві терміни
Іноді сповільнення відбувається через те, що працівники неправильно планують свій час. Ви можете дати їм два тижні, щоб виконати завдання, яке займає лише тиждень. Тоді працівники витрачають на виконання завдання більше часу, ніж їм потрібно, що призводить до сповільнення. І навпаки, якщо ви не приділяєте своїм співробітникам достатньо часу, вони можуть поспішати та робити помилки. Помилки є ще однією причиною уповільнення, тобто вам потрібно знайти баланс.
Попрацюйте над створенням відповідних часових рамок і крайніх термінів. Поговоріть з членами вашої команди про те, скільки часу їм потрібно для виконання завдання, і врахуйте їхню думку. Потім, по ходу роботи, спробуйте дещо відкоригувати часові рамки або крайні терміни, щоб побачити, яка конфігурація дає найкращі результати.
Визначте потенційні проблеми на ранній стадії
Одна з речей, яку ви можете зробити, як власник або керівник бізнесу, це завчасно виявити потенційні проблеми. Як правило, проблеми не виникають на порожньому місці. Натомість є попереджувальні знаки, які вказують на те, що проблема наближається. Замість того, щоб чекати, доки проблема з’явиться, і гальмувати процес, краще виявити тривожні ознаки на ранній стадії, щоб ви могли вирішити проблему.
Хороший спосіб зробити це — створити звичку переглядати процеси у вашому бізнесі. Також переконайтеся, що ви відстежуєте якомога більше даних про свої процеси, оскільки це дозволить вам помітити проблему до її появи. Наприклад, якщо кількість продажів, які ваша команда здійснює щодня, щомісяця падає, це свідчить про те, що з процесом продажів щось не так, і вам потрібно вирішити.
Покращити канали зв’язку
Нарешті, комунікація є ключовою, коли мова йде про ефективність. Якщо ваша команда не може добре спілкуватися, то неминуче будуть помилки та сповільнення. Шукайте способи покращити комунікацію, наприклад запровадити нові інструменти комунікації або створити графік спілкування. Ще раз поговоріть зі своєю командою про покращення, які вони хотіли б бачити в каналах зв’язку, щоб дізнатися, чи є у них ідеї.
Не давайте уповільненням зашкодити вашому бізнесу
Якщо не позначити цей пункт, невеликі затримки можуть негативно вплинути на ваш бізнес. Перш ніж ви це зрозумієте, ви намагаєтеся обійтися і думаєте, що пішло не так. Щоб цього не сталося, потрібно вирішити все, що може спричинити сповільнення, перш ніж проблеми стануть надто серйозними. Якщо ви зможете це зробити, ви зможете підтримувати високий рівень ефективності свого бізнесу, що забезпечить його довгостроковий успіх.
